Dokumen Tugas Akhir dan Komputasi Awan

Sabtu pagi seperti biasa ada “tugas negara” yang harus saya lakukan, yaitu antar jemput ke salah satu kampus di Bogor. Tempat menunggu yang saya pilih adalah teras toko fotocopy karena memiliki tempat duduk yang leluasa digunakan dan halaman parkir yang memadai. Entah mengapa, di saat menunggu itu, saya menghitung konsumen yang dilayani tukang fotocopy sambil mencuri pandang apa yang dikerjakan.
Selama 15 menit, ada 10 konsumen datang, 8 diantaranya menjilid proposal penelitian skripsi, dan 2 sisanya menjilid makalah seminar. Jika dihitung kasar, kalau setiap dokumen ada 20 halaman, maka ada 200 lembar kertas yang disediakan dalam waktu 15 menit tersebut. Belum lagi kalau dokumen tersebut harus diperbanyak lebih dari sekali. Dalam sehari, berapa lembar kertas harus disediakan untuk keperluan tersebut? Dan setelah kegiatan terkait tugas akhir tersebut usai, apakah dokumen yang sudah dicetak dan dijilid tersebut digunakan kembali? Atau hanya tersimpan di lemari? Atau mungkin juga pindah ke tukang tahu goreng untuk pembungkus?

Hal ini seharusnya bisa lebih efisien dan efektif. Mahasiswa untuk menyelesaikan tugas akhir, apakah skripsi, tesis, maupun disertasi, dapat menggunakan teknologi komputasi cloud (awan) dan berbagi pakai (share) file dengan dosen pembimbing dan program studi.
Komputasi awan adalah teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat pengelolaan dan pengolahan data serta aplikasi. Dengan teknologi ini, mahasiswa dapat menulis semua dokumen terkait tugas akhirnya (proposal penelitian, makalah seminar, draft tugas akhir, dan sebagainya) menggunakan aplikasi yang tersedia di awan dan menyimpannya di folder yang juga ada di awan. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah Google Docs yang menyimpan file dalam Google Drive. File yang dibuat oleh mahasiswa ini, dibagi pakai dengan dosen pembimbing sehingga bisa saling merevisi dan saling konsultasi secara real time. Bisa juga menggunakan DropBox, Microsoft Azure, dan sejenisnya.

Jika sang dosen sudah menyetujui draft yang ditulis oleh mahasiswa, bisa dipindahkan ke folder yang dibagi pakai dengan program studi, yang nantinya dapat dibagi pakai ke pihak lain jika diperlukan. Misalnya dibagi pakai ke mahasiswa peserta seminar jika dokumen tersebut adalah makalah seminar. Dengan demikian, pada saat seminar berlangsung, tidak perlu dilakukan perbanyakan makalah ke pembahas, dosen, panitia, atau bahkan peserta, karena semua bisa membaca langsung dari awan dengan menggunakan perangkat digital yang dimiliki.
Demikian pula untuk dokumen hasil penelitian. Dokumen final bisa langsung dibagi pakai ke perpustakaan yang selanjutnya bisa diunggah ke repository kampus. Tidak perlu lagi dibuat dokumen sampai 10 rangkap. Belum lagi kalau berbagi file dalam bentuk slide, sehingga tidak perlu dicetak dan diperbanyak seperti selama ini dilakukan. Dan juga, tidak ada lagi mahasiswa beralasan, “Maaf Pak, file saya hilang karena hard disk rusak.”

Dengan peningkatan kapasitas infrastruktur jaringan Internet yang terus dilakukan di kampus, dan perlunya regulasi terkait digitalisasi dokumen yang harus dibuat, efisiensi di berbagai proses bisnis akademik dapat dilakukan. Tentunya semua ini juga membutuhkan kemampuan literasi digital mahasiswa, dosen, dan semua unit terkait.