Menentukan Waktu Rapat dengan Doodle

Tak jarang kita direpotkan oleh diskusi menentukan waktu meeting yang dapat diikuti oleh seluruh anggota tim kerja. Setiap orang memiliki kesibukan yang cukup banyak. Melalui WAG, sering kita direpotkan oleh hal semacam ini. Apalagi kalau pembicaraan mencari waktu yang tepat dilakukan melalui email. Makin rumit dan merepotkan.

Mengapa tidak beralih ke sistem polling?

Ada beberapa aplikasi yang menyediakan kemudahan pengaturan waktu acara melalui polling, antara lain Doodle poll, Boomerang Calendar, dan sebagainya. Tulisan ini mencoba menyajikan keunggulan sistem polling menggunakan aplikasi Doodle poll (jangan keliru dengan Google Doodle yang terkait dengan art and drawing). Segera install Doodle Poll Scheduling (DPS) di smartphone atau melalui website www.doodle.com jika menggukan laptop atau PC. Buat akun dan hubungkan dengan Google Calendar sehingga lebih memudahkan dalam membuat pengaturan jadwal meeting.

Ada tiga fitur utama yang tersedia di DPS yaitu: (1) Membuat polling waktu acara, (2) Membuat polling selain acara, dan (3) Merespon polling.

MEMBUAT POLLING WAKTU ACARA

Berikut langkah singkat untuk membuat poll waktu acara:

  1. Pertama, pastikan sudah login ke Doodle Apps di HP.
  2. Klik tombol + di kanan bawah sehingga muncul pilihan (a) Find a date, (b) Make a choice, dan (c) Reuse a poll. Klik pilihan pertama, yaitu Find a date sehingga muncul jendela isian yang harus dilengkapi:
    Title: Tuliskan judul acara, misalnya Meeting Pimpinan
    Select dates: pilih alternatif tanggal. Tanggal yang dipilih akan diberi tanda lingkaran biru. Untuk menghapus pilihan tanggal tersebut, klik tanggal lingkaran biru, kemudian muncul tombol DELETE. Sedangkan untuk menambahkan jam, klik tombol Add time di baris atas sehingga ditampilkan pilihan jam. Isikan pilihan jam acara. Tarik bulatan putih di bagian bawah kotak biru untuk memperpanjang waktu acara. Setelah semua sudah ditentukan, klik tanda centang di pojok kanan atas.
    Location: Tuliskan lokasi acar di kotak Enter location. Misalnya Ruang Sidang Rektor. Klik Just use “Ruang Sidang Rektor” untuk menetapkan ruang tersebut.
    Note: Tuliskan catatan terkait acara. Misalkan: Agenda: (a) Refleksi tahun 2019, (b) Rencana Kegiatan 2020.
    Settings: Lakukan pengaturan jika diperlukan. Atau biarkan saja seperti default.
  3. Setelah semua diisi dengan lengkap, maka tombol CREATE di pojok kanan atas menjadi aktif. Klik tombol tersebut sehingga ditampilkan pesan Congratulations! Your poll is created. Next step is to invite your guest.
  4. Klik tombol GREAT! Sehingga ditampilkan pilihan untuk mengundang peserta yang akan diminta polling. Bisa melalui WA, Email, Text message (SMS), Copy link, dan sebagainya. Misalnya melalui Copy link, klik tombol tersebut sehingga link tercopy ke clipboard, kemudian buka Wa atau yang lain, dan paste ke dalamnya lalu SEND.

doodle-1

 

MENGISI POLLING

Sebagai peserta, kita harus menentukan pilihan dari polling yang telah dibuat oleh pihak lain melalui link yang telah dikirim. Buka link tersebut dan buka menggunakan Doodle atau Web Browser. Disarankan membuka menggunakan Doodle yang sudah diinstall di HP.
Pada halaman Doodle, akan ditampilkan beberapa polling yang ada dan kita menentukan pilihan.

Klik salah satu polling, sehingga ditampilkan halaman polling dari suatu acara. Pada bagian bawah tersedia pilihan. Silakan tentukan sesuai kesediaan waktu kita dengan menekan tanda lingkaran di setiap baris waktu yang tersedia. Untuk melihat pilihan orang lain, silakan klik tombol menu di ujung kanan atas (tanda titik tiga) dan pilih Go to table view sehinga ditampilkan tabel pilihan masing-masing peserta polling.

doodle-2
MEMBUAT POLLING SELAIN ACARA

Doodle juga menyediakan fitur untuk membuat polling terkait dengan suatu pilihan selain waktu. Misalnya ingin menentukan menu makan siang. Caranya sama dengan membuat polling waktu acara, hanya fitur yang digunakan adalah Make a choice. Selanjutnya sama seperti melengkapi data untuk polling waktu acara, hanya Select dates diganti dengan Add options.

MENUTUP POLLING

Jika sudah selesai polling dan akan diputuskan kapan acara akan dilakukan atau keputusan pilihan apa yang akan diambil, maka lakukan penutupan polling. Caranya klik tombol menu di ujung kanan atas dari suatu polling (tanda tiga titik vertikal), kemudian pilih Close, sehingga ditampilkan hasil polling (pilihan beserta jumlah pemilihnya). Tentukan pilihan yang ditetapkan dengan meng-klik sehingga kotak pilihan akan berubah warna kuning. Setelah itu klik CLOSE POLL.

doodle-4

Langkah selanjutnya adalah memberitahukan ke partisipan tentang hasil pilihan tersebut, yaitu dengan cara memilih tombol SHARE RESULTS yang ada di bagian bawah. Selanjutnya pilih media untuk melakukan share hasil tersebut, apakah melalui WA atau media lainnya. Keputusan tentang hasil keputusan waktu acara dapat juga dimasukkan ke Google Calendar, yaitu pilih tombol ADD TO CALENDAR, kemudian pilih email yang digunakan untuk login ke Google Calendar kita.

Nah, demikian penjelasan singkat terkait polling menggukan Doodle Poll.

Mudah kan? Seperti tagline yang ada di websitenya: Doodle Make meetings happen.